Direction de la Pharmacie et du Médicament

L'acte pharmaceutique officinal présente deux aspects : l'acte de préparation et l'acte de dispensation.

Dans l'état actuel de l'activité professionnelle du pharmacien d'officine, l'acte de préparation conserve toute sa valeur. Le pharmacien a le pouvoir de décision sur l'exécution de la préparation. Dans le cas des préparations magistrales, il peut éventuellement proposer au prescripteur des modifications pour une optimisation de la formule. En toutes circonstances, il engage pleinement sa responsabilité.

L'acte de préparation concerne d'une part les préparations individuelles et d'autre part les préparations pour plusieurs individus, dites "par lot ".

Les préparations individuelles correspondent à des préparations personnalisées. Elles répondent en général à une prescription médicale, en vue de l'ajustement thérapeutique nécessaire à un malade donné.
En outre, lors de l'hospitalisation à domicile, le pharmacien d'officine ouverte au public doit être capable de prendre le relais du pharmacien d'établissement de soins, en fournissant au patient les mêmes préparations que celles qui lui étaient dispensées dans cet établissement, avec les mêmes garanties de qualité.
Il convient de souligner que l'exécution des préparations sur prescription médicale constitue un des devoirs du pharmacien à l'égard de la santé publique et répond de droit à ses attributions. Il ne peut s'y soustraire qu'en raison d'impossibilités morales ou légales ou (exceptionnellement), par défaut de moyens techniques adaptés (préparations injectables par exemple). La sous-traitance peut alors être envisagée avec le partage des responsabilités qu'elle implique.

Les préparations dites "par lot " pour lesquelles on distingue :

- les préparations se limitant à une simple division suivie de conditionnement et d'étiquetage. Elles concernent surtout des liquides (alcool, huile d'amandes...), des poudres (bicarbonate de sodium, sulfate de magnésium...) ou des plantes médicinales.
Pour ce type de préparations, des procédures générales doivent être décrites ainsi que des procédures spécifiques lorsque des précautions particulières s'imposent ;
- les préparations de formules comprenant la mise en forme pharmaceutique, le conditionnement et l'étiquetage. Pour ces préparations, qui ne peuvent relever de l'improvisation, des procédures très détaillées doivent être décrites, se rapprochant des Bonnes Pratiques de Fabrication industrielle (*). Il s'agit là d'un acte à l'initiative du pharmacien, sans aucun caractère obligatoire. Ces préparations doivent être réalisées dans l'officine où elles sont appelées à être dispensées. Elles ne peuvent pas être sous-traitées sauf, exceptionnellement, pour certains contrôles.

(*) Bonnes Pratiques de Fabrication et de production pharmaceutiques (octobre 1985,
Bulletin officiel n° 85-19 bis).

L'objet du présent document est de définir, sous forme de recommandations, les conditions générales de réalisation de l'ensemble des préparations officinales : s'il faut en priorité chercher à assurer la qualité que l'on est en droit d'attendre quelle que soit la diversité des préparations, il y a lieu également de tenir compte des différences de moyens pouvant être mis en oeuvre par les pharmaciens. En toutes circonstances, il appartient au pharmacien d'apprécier l'adéquation des moyens dont il dispose aux nécessités technologiques de la préparation envisagée.

Ces recommandations sont essentiellement applicables aux médicaments destinés à l'usage humain, préparés dans les officines ouvertes au public. Les aspects spécifiques de la préparation des médicaments dans les pharmacies des établissements de soins ne sont pas abordés ici ; cependant il apparaît très souhaitable, dans un souci de rigueur et de recherche de qualité du médicament français, que les pharmaciens des établissements de soins se réfèrent aux principes fondamentaux énoncés dans le présent document. Le cas particulier de la préparation à l'officine du médicament destiné à l'usage vétérinaire n'est pas évoqué. Il va sans dire que ces préparations doivent également faire l'objet du plus grand soin tout au long de leur réalisation.

Les mêmes grands principes d'organisation et d'hygiène peuvent être envisagés pour les préparations réalisées à l'officine dans le domaine de la cosmétologie.

Locaux et matériel

3.1 Caractéristiques générales du préparatoire
3.2 Caractéristiques générales du matériel
3.3 Locaux et dispositions annexes

Personnels

4.1 Qualification du personnel de préparation
4.2 Organisation du travail
4.3 Formation et motivation
4.4 H ygiène du personnel

Matières premières et articles de conditionnement

5.1 Matières premières :

a/ Sources d'approvisionnement
b/ Réception - quarantaine
c/ Contrôle de conformité
d/ Étiquetage
e/ Stockage

5.2 Articles de conditionnement

Préparation

6.1 Dispositions préalables
6.2 Opérations de préparation

a/ Mise en œuvre des matières premières
b/ Mise en forme pharmaceutique
c/ Conditionnement et étiquetage

6.3 Contrôle du produit fini

Documents

7.1 Principes généraux
7.2 Procédures générales
7.3 Renseignements relatifs aux matières premières
7.4 Rendeignements relatifs aux articles de conditionnement
7.5 Renseignements relatifs à la préparation du médicament :

a/ Cas des préparations individuelles
b/ Cas des préparations pour plusieurs individus

Sous-traitance

8.1 Préparation
8.2 Contrôle

Préparations homéopathiques

9.1 Locaux
9.2 Matériel
9.3 Matières premières
9.4 Stockage
9.5 Sous-traitance

ANNEXES

I Matières premières
II Préparations individuelles
III Préparations pour plusieurs individus
IV Dossier de "lot "

Les bonnes pratiques de préparations officinales visent à renforcer la maîtrise de la qualité des préparations officinales.
Elles se présentent comme un ensemble de recommandations sur les conditions de préparation des médicaments dans les officines de manière non industrielle et s'inscrivent dans un système global d'assurance de la qualité du médicament en France.

Ces recommandations doivent être considérées comme des objectifs à atteindre en matière d'organisation et de contrôle, et par là même sont évolutives. D'autres modalités d'application peuvent être mises en oeuvre, dans la mesure où l'esprit des "bonnes pratiques ", défini notamment au début de chaque chapitre, est en toutes circonstances respecté.

Les préparations réalisées varient notablement d'une officine à l'autre, et des problèmes technologiques très différents vont donc se poser, problèmes déterminés par

• les formes galéniques ;
• le type de préparation (individuelle ou "par lot ") ;
• le nombre d'unités préparées.

Il importe dans tous les cas, que le pharmacien veille à l'adéquation des moyens dont il dispose aux préparations qu'il envisage de réaliser, en se reportant aux recommandations énoncées dans le présent document.

Articles de conditionnement

Eléments destinés à contenir le produit, à lui assurer une protection essentiellement physique et à porter les informations nécessaires à son emploi. Ils participent ainsi à sa conservation, à son identification et à sa bonne utilisation. Les articles de conditionnement sont dits primaires ou secondaires, selon qu'ils sont destinés ou non à être en contact direct avec les produits.

Assurance de la qualité

L'assurance de la qualité est obtenue par la mise en œuvre d'un ensemble approprié de dispositions préétablies et systématiques, destinées à donner confiance en l'obtention de la qualité requise " (1).

Conditionnement

Ensemble des opérations qui, à partir du produit semi-ouvré et des articles de conditionnement, conduisent au produit fini.

Dossier de "lot"

Ensemble des données relatives au lot préparé, disponibles à tout moment, constituant l'historique de la mise en forme pharmaceutique, du conditionnement et du contrôle de chaque lot.

"Lot"

Quantité définie d'une matière première, ou d'une préparation réalisée au cours d'un cycle donné. La qualité essentielle du lot est son homogénéité.

Matière première

Tout produit entrant dans la préparation d'un médicament à l'exclusion des articles de conditionnement (principes actifs, substances auxiliaires diverses y compris solvants, colorants, conservateurs, enveloppes de gélules...).

Numéro de "lot"

Inscription (numérique, alphabétique ou alphanumérique) qui identifie un lot et permet de connaître, aux fins d'enquête éventuelle, toute la série d'opérations de préparation, de conditionnement et de contrôle qui ont abouti à sa production.

Préparation

Opérations de caractère technique recouvrant

• la mise en forme pharmaceutique ;
• le conditionnement primaire et secondaire ;
• l'étiquetage.

(1) Association Française de Normalisation (AFNOR).

Préparation individuelle

Préparation, réalisée extemporanément, d'un médicament destiné à un individu donné.

Préparation pour plusieurs individus, dite "par lot""

Préparation, réalisée à l'avance, d'un médicament réparti dans plusieurs unités de conditionnement et destiné à plusieurs personnes.

Préparatoire

Local (ou partie de local) réservé aux opérations de préparation et de contrôle.

Procédures

Instructions écrites qui précisent les opérations à effectuer, les précautions à prendre, ou les mesures à appliquer dans un domaine donné, en rapport direct ou indirect avec le médicament.

Produit fini ou terminé

Produit qui a suivi toutes les phases de préparation jusqu'au conditionnement inclus ; après acceptation, c'est le médicament prêt pour la dispensation.

Produit semi-ouvré ou vrac

Produit obtenu à l'issue des différentes étapes de préparation de la forme pharmaceutique qui précèdent la répartition dans l'article de conditionnement primaire.

Qualification

Opération destinée à démontrer que tout matériel ou équipement, utilisé pour la préparation ou le contrôle, donne les résultats attendus pour l'usage auquel il est destiné.

Quarantaine

Situation de toute matière première, article de conditionnement ou produit qui ne peut être utilisé avant d'avoir fait l'objet d'une autorisation d'emploi.

Registre des matières premières

Support papier ou informatique où sont consignées toutes les données relatives aux matières premières.

Registre des préparations

Ce terme vise dans l'ensemble du présent document, indifféremment le livre registre d'ordonnances tel que défini à l'article R. 5092 du code de la santé publique ou tout registre spécifique pour les préparations.

Sous-traitance

Exécution par une personne ou un organisme indépendant, le sous-traitant, d'une opération ou d'une vérification pour le compte d'une personne ou d'un organisme, le donneur d'ordre.

• la préparation réalisée et conditionnée soit conforme aux spécifications retenues ;
• la preuve soit apportée que l'ensemble des techniques et procédures prévues a été correctement mis en oeuvre lors de chaque préparation ;
• toutes omissions, contaminations, erreurs ou confusions soient évitées au cours des diverses opérations.

• dans des locaux appropriés et entretenus selon des modalités précisées ;
• avec du matériel propre (stérile au besoin) et faisant l'objet d'un entretien régulier ;
• par du personnel qualifié et compétent, spécialement formé, respectant les règles de prudence et d'hygiène définies ;
• avec des matières premières contrôlées et ayant fait l'objet d'une identification, et des articles de conditionnement conformes aux spécifications retenues ;
• en respectant l'ensemble des instructions et techniques établies ;
• en consignant par écrit toutes les données utiles à la garantie de la qualité d'une préparation donnée.

• une attention particulière doit être portée à la lecture de la formule de la préparation ; lorsqu'il s'agit d'une prescription médicale, cet examen doit prendre en compte le contexte général de l'ordonnance ;
• le contrôle du nom des matières premières entrant dans la préparation, de la posologie, des calculs visant à déterminer les quantités à mettre en oeuvre est effectué par le personnel assurant la préparation, puis vérifié par le pharmacien ;
• afin d'éviter des erreurs de manipulation, chaque opération est aussitôt visée par la personne l'ayant effectivement réalisée ;
• il est vivement recommandé de ne réaliser à la fois qu'une seule préparation. Dans le cas de préparations simultanées, des précautions toutes particulières sont à prendre pour éviter confusions et contaminations ;
• il importe de veiller à ce que le personnel assurant la préparation ne soit pas détourné de la continuité de son travail par des interruptions répétées ;
• il est recommandé de confier à une même personne qualifiée le suivi d'une même préparation.

3 - Locaux et matériel

Des recommandations générales sont formulées ci-dessous. Certaines catégories de préparations peuvent nécessiter, du fait de leur spécificité, des précautions complémentaires.

En tout état de cause, les caractéristiques requises pour les locaux et le matériel doivent être adaptées aux éléments suivants :

• forme galénique ;
• type de préparation (individuelle ou pour plusieurs individus) ;
• nombre d'unités préparées.

3-1 Caractéristiques générales du préparatoire :

a) Les opérations de mise en forme pharmaceutique, de conditionnement, d'étiquetage ainsi que les opérations de contrôle sont effectuées dans un local ou partie de local - appelé préparatoire - conçu à cet effet, situé au sein de l'officine (telle que définie dans le dossier de demande de licence) pour permettre une surveillance effective par le pharmacien ;

6) Le préparatoire est réservé aux opérations ci-dessus énoncées, ce qui exclut la possibilité d'y effectuer d'autres activités, telles que rangement et vérification des commandes, analyses biologiques... ;

c) Les nécessités technologiques à prendre en compte sont déterminantes pour fixer le niveau d'exigence auquel doit répondre le préparatoire, et il importe d'évaluer l'adéquation du préparatoire aux préparations envisagées ;

d) La superficie du préparatoire est suffisante pour éviter les risques de confusion et de contamination lors des différentes opérations de préparation. Il peut s'avérer nécessaire de disposer d'un local fermé, entièrement réservé aux opérations de préparation, notamment en fonction des quantités des préparations réalisées ou de leur nature particulière ;

e) Les surfaces (sols, plans de travail, murs, plafonds) sont lisses et facilement nettoyables ;

f) Le préparatoire est convenablement aéré, éclairé et maintenu à température appropriée. Il est pourvu d'une alimentation en eau potable et muni des sources d'énergie nécessaires ;

g) L'entretien et le nettoyage sont prévus selon des modalités précisées par écrit. Il convient de veiller particulièrement à éviter tout encombrement et à évacuer, régulièrement et de manière adéquate, les déchets de toute sorte.

h) Le préparatoire est équipé de la manière suivante :

• un plan de travail en matériau lisse et imperméable, facile à entretenir et à désinfecter, inerte aux colorants et aux substances agressives (acier inoxydable, revêtement plastique, etc.) de surface suffisante ;
• un bac alimenté en eau chaude et froide, en matériau lisse résistant, muni de préférence d'un siphon antiretour ;
• une zone pour entreposer les récipients et ustensiles à nettoyer après usage ;
• un meuble ou support parfaitement horizontal et de surface suffisante pour disposer à demeure les balances ;
• un meuble ou plan réservé à la lecture et à la rédaction des documents et comportant à portée de main la documentation réglementaire (Pharmacopée) ainsi que toute autre documentation utile pour les préparations effectuées ;
• des armoires ou éléments de rangement de capacité suffisante pour entreposer, à l'abri de la poussière et si besoin de la lumière, tout ce qui est nécessaire aux préparations en cours et notamment
  - le matériel propre ;
  - les matières premières ;
  - les articles de conditionnement ;
  - les documents de fabrication...

3-2 Caractéristiques générales du matériel :

a) Il importe que le matériel soit :

• adapté à l'usage auquel il est destiné et si besoin faire l'objet d'une qualification : avant la mise en oeuvre de toute préparation, il convient d'évaluer avec une attention toute particulière les moyens mis à disposition et leur adéquation aux objectifs ;
• conçu de façon à pouvoir être facilement nettoyé, désinfecté et si cela est nécessaire, stérilisé ; aucune des surfaces en contact avec le produit ne doit être susceptible de porter atteinte à la qualité du médicament ou de ses composants ;
• conçu de telle sorte qu'aucun produit utilisé pour l'entretien ou le fonctionnement des appareils ne puisse souiller le médicament ou ses composants.

b) Tous les éléments du matériel en contact avec les produits doivent être nettoyés de manière à éviter les contaminations d'un produit par un autre produit.

c) Le matériel est maintenu propre et en bon état de fonctionnement. Des procédures précisent, en fonction du type de matériel, les modalités de nettoyage, d'entretien et de maintenance. Le matériel doit être nettoyé le plus rapidement possible après usage.

d) Tout appareil de mesure fait l'objet de contrôles réguliers et d'étalonnages, attestant l'exactitude des indications lues ou enregistrées. Le résultat de ces contrôles doit être consigné. Une vérification est effectuée, avant le début des opérations, sur tous les appareils qui le nécessitent, notamment les balances.

3-3 Locaux et dispositions annexes :

Il convient de veiller à l'entretien régulier des vestiaires, sanitaires et lavabos mis à la disposition du personnel.

Des mesures sont prises en vue d'éviter les risques de contamination par le personnel au cours des opérations de préparation (des essuie-mains jetables peuvent par exemple être envisagés).

• l'interdiction de manger et fumer dans le préparatoire ;
• l'utilisation des vestiaires pour déposer les effets et objets personnels ;
• le port d'une tenue adaptée et définie en fonction des types de préparations ;
• le renouvellement de cette tenue régulièrement et chaque fois que cela est nécessaire ;
• l'éviction temporaire du préparatoire des personnes présentant des affections ou des lésions de la peau, risquant d'entraîner une contamination.

5 - Matières premières et articles de conditionnement

Le pharmacien doit porter une attention particulière à l'origine et à la qualité des matières premières et des articles de conditionnement. II vérifie leur identité, les étiquette de façon à éviter toute confusion, les stocke dans des conditions adaptées et les manipule en prenant les précautions appropriées.

5-1 Matières premières :

a) Sources d'approvisionnement :
Plusieurs possibilités s'offrent au pharmacien et déterminent l'importance des contrôles de conformité qu'il lui appartient de mettre en oeuvre (cf. paragraphe 5-1. c) :

• soit, de préférence, avoir recours à des matières premières contrôlées par un établissement pharmaceutique ;
• soit avoir recours à des matières premières non contrôlées par un établissement pharmaceutique (délivrées par un établissement pharmaceutique ou non) ;
• soit lorsqu'il est impossible de se procurer des principes actifs avoir, exceptionnellement et dans le cadre des dispositions législatives et réglementaires applicables en la matière, recours à des spécialités pharmaceutiques. Cette procédure ne peut, par ailleurs, être envisagée qu'au vu d'une prescription médicale pour une préparation individuelle, et exclusivement dans les deux circonstances suivantes :
  • ajustement thérapeutique lorsqu'il n'existe pas de spécialité pharmaceutique disponible au dosage souhaité.
  • modification d'une forme galénique lorsque l'administration du médicament s'avère impossible sous sa forme initiale.

En tout état de cause, pour cette procédure, le pharmacien doit prendre en compte les exigences spécifiques des spécialités d'origine et de la préparation finale quant à l'efficacité, l'innocuité et la stabilité : il engage en effet tout particulièrement sa responsabilité, au même titre que le prescripteur, lorsqu'il prépare un médicament utilisé dans des conditions non étudiées par l'expérimentation clinique et non validées par une autorisation de mise sur le marché de spécialité pharmaceutique.

Le pharmacien doit veiller tout particulièrement à la qualité de l'eau utilisée.

b) Réception - quarantaine :

A leur réception, les matières premières sont enregistrées et mises en quarantaine, pour contrôle de conformité, jusqu'à la décision d'acceptation ou de refus.

Chaque récipient est examiné pour en vérifier l'intégrité et l'étiquetage.

II importe d'éliminer tout risque de confusion, entre matières premières acceptées et matières premières en quarantaine, par une procédure appropriée (apposition de la référence de contrôle sur l'étiquette, au moment de l'acceptation de la matière première).

c) Contrôle de conformité :

Toute matière première entrant dans une préparation doit avoir fait l'objet d'un contrôle de conformité à des spécifications préétablies (monographies de la Pharmacopée si elles existent) :

• dans le cas de matières premières contrôlées par un établissement pharmaceutique, l'assurance du contrôle de la qualité pharmaceutique est apportée par une référence de contrôle ou éventuellement une attestation ;
• dans le cas de matières premières non contrôlées par un établissement pharmaceutique (délivrées ou non par un établissement pharmaceutique), le pharmacien doit procéder, ou faire procéder, au contrôle analytique complet.

Dans les deux cas, il appartient au pharmacien de vérifier l'identité des matières premières fournies, par la mise en oeuvre de réactions d'identification.

Les matières premières sont alors affectées d'une référence de contrôle, propre à l'officine, qui est portée sur le registre des matières premières et sur l'étiquette du récipient.

Les matières premières refusées sont renvoyées aux fournisseurs dans les plus brefs délais, ou détruites.

d) Etiquetage :

L'étiquetage des matières premières doit être parfaitement lisible et précis. Une référence portée sur l'étiquette doit permettre à tout moment de retrouver l'origine et la qualité de la matière première considérée. Cette référence est la référence du contrôle. La date de réception des matières premières doit être mentionnée sur le récipient.

e) Stockage :

Les matières premières identifiées et acceptées sont stockées dans des conditions assurant l'absence de contamination croisée et leur bonne conservation physicochimique et microbiologique.

Une attention particulière doit être portée à la nature du conditionnement de livraison et son adéquation au stockage. En cas de changement de conditionnement, il importe de veiller à ne pas mélanger plusieurs lots de matière première dans un même récipient.

Le pharmacien doit être particulièrement vigilant sur la rotation des stocks de matières premières.

5-2 Articles de conditionnement :

A leur réception, les articles de conditionnement sont enregistrés, vérifiés et stockés dans des conditions appropriées.

Lorsqu'il est prévu de soumettre certains articles de conditionnement à des essais particuliers, des procédures de quarantaine et de contrôle, de même type que pour les matières premières, sont mises en œuvre.

Les textes des articles imprimés doivent être vérifiés.

6 -Préparation

L'organisation générale de la préparation doit être conçue de manière à éviter toute erreur, confusion, omission et contamination, en respectant les techniques et procédures élaborées. Une attention particulière doit être portée à la stabilité de la préparation.

6-1 Dispositions préalables :

Avant d'entreprendre une préparation il est vérifié que :

• il ne subsiste dans la zone de travail aucune matière première, article de conditionnement, document ou produit en cours se rapportant à une autre préparation et pouvant entraîner une confusion ;
• le local a été convenablement nettoyé ;
• les conditions d'ambiance éventuellement prévues pour la préparation sont respectées ;
• le matériel nécessaire à la préparation est en place, en bon état de fonctionnement et de propreté ;
• tous les documents nécessaires à la préparation sont disponibles ;
• les matières premières et articles de conditionnement nécessaires sont à disposition, sans confusion possible.

6-2 Opérations de préparation :

a) Mise en oeuvre des matières premières :

L'étiquetage des matières premières, lors de leur sortie et de leur remise en place, est contrôlé par le personnel qualifié.

La pesée des principes actifs fait l'objet d'une surveillance toute particulière du pharmacien : dans le cas des substances vénéneuses notamment, le pharmacien procède à une vérification de la pesée.

La référence de chaque matière première et les quantités respectivement mises en oeuvre sont consignées sur les documents de préparation.

Certaines substances fragiles, dangereuses ou toxiques doivent être manipulées avec des précautions particulières, précisées par écrit.

Lorsque, exceptionnellement, il est fait recours à des spécialités pharmaceutiques, il importe, au vu de chaque situation, de tenir le plus grand compte de la nature des principes actifs et excipients dans l'optique d'éventuelles incompatibilités ou interférences sur la stabilité, et de la spécificité de certaines formes galéniques (par exemple l'utilisation de formes à libération modifiée est à proscrire).

b) Mise en forme pharmaceutique :

A tout moment au cours de la préparation, le nom du médicament, la forme pharmaceutique, le dosage, le numéro d'identification de la préparation ou "du lot" et le stade de la préparation doivent pouvoir être identifiés sans la moindre ambiguïté.

Les récipients contenant des produits semi-ouvrés ne doivent pas demeurer en attente, sans être munis d'un étiquetage permettant leur identification.

Dans le cas des préparations dites "par lot ", tout écart notable observé entre le rendement théorique attendu et le rendement effectif doit être justifiable. Les conditions optimales de conservation du médicament considéré doivent être prises en compte pour la détermination de la taille du "lot ". Les facteurs limitant sont notamment liés à la nature et aux propriétés des constituants, et à la rotation du stock des préparations.

c) Conditionnement et étiquetage :

L'attention doit être appelée sur les risques d'erreurs inhérents aux opérations de conditionnement, et tout particulièrement aux opérations d'étiquetage ; une vigilance égale doit être exercée sur le conditionnement des produits mis en forme pharmaceutique au sein de l'officine ou obtenus en l'état d'un fournisseur.

Dans ce dernier cas, le produit semi-ouvré fait l'objet d'un contrôle d'identité à la réception, avant les opérations de répartition.

Les articles de conditionnement et les étiquettes doivent être contrôlés, lors de leur sortie et de leur remise en place, par le personnel qualifié.

Les étiquettes destinées aux préparations dites "par lot" demandent une surveillance toute particulière. Pour les étiquettes et les éventuelles notices prédécoupées, le stockage en récipients clos est recommandé.

Il importe de veiller à une juste adéquation des conditionnements à l'utilisation du médicament. La quantité de médicament par unité de conditionnement doit être évaluée en relation avec la stabilité de la préparation, la posologie et la durée du traitement.

Pour un bon usage de la préparation, une grande vigilance doit être portée sur la durée limite d'utilisation des préparations par les patients. La date de préparation doit figurer en clair sur le conditionnement. Cette date doit être remplacée chaque fois que nécessaire, notamment en fonction de la connaissance de la stabilité de la préparation réalisée, par la mention d'une date limite d'utilisation. Pour les préparations dites "par lot ", il est vivement recommandé d'indiquer systématiquement une date limite d'utilisation, qui ne saurait excéder un an, sauf justifications appropriées.

Il est recommandé de mentionner sur le conditionnement toute précaution particulière de conservation et d'utilisation des préparations, outre les mentions légales.

6-3 Contrôle du produit fini :

Il doit comporter au minimum un examen approfondi des caractères organoleptiques.

Dans le cas des préparations non individuelles, le dosage du principe actif doit être réalisé si le médicament ne répond pas à l'une des conditions suivantes :

• toutes les garanties sont apportées sur la qualité des matières premières, les quantités mises en oeuvre (par un suivi de comptabilité rigoureux des matières premières), et le respect du protocole de préparation ;
• le médicament présente une marge de sécurité importante et une large fourchette
  posologique ;
• les préparations envisagées sont des formulations éprouvées par l'usage, pour lesquelles les éléments de qualité, utiles à la mise en forme galénique et à la maîtrise de la stabilité des constituants et du produit fini, sont connus.

Par ailleurs, lorsque les préparations non individuelles sont mises en forme pharmaceutique au sein de l'officine, un échantillon de chaque "lot" doit être conservé dans une échantillothèque, aux fins de recontrôle éventuel jusqu'à la date limite d'utilisation "du lot ", prolongée par sécurité de deux mois environ.

7 - Documents

Les documents font partie intégrante du système d'assurance de la qualité des médicaments préparés à l'officine.

Ils ont pour objet :

• de préciser les procédures générales ;
• de formaliser par écrit les instructions particulières de préparation ou de contrôle et supprimer ainsi les risques inhérents à toute communication orale ;
• de recueillir des informations sur les opérations de préparation et de contrôle mises en oeuvre et de permettre l'évaluation de la qualité des préparations réalisées ;
• de reconstituer l'historique de chaque préparation.

7-1 Principes généraux :

• les documents sont établis, datés et signés par le pharmacien.
• Afin d'être utilisés efficacement, les documents :
  • comportent un titre résumant clairement la nature et l'objet du document ;
  • sont présentés sous un format d'utilisation aisée ;
  • sont parfaitement lisibles s'ils sont manuscrits, en particulier la lecture des chiffres et des symboles ne doit donner lieu à aucune ambiguïté ;
  • présentent des indications claires et précises de chaque action à entreprendre ;
  • sont régulièrement mis à jour ;
  • sont facilement accessibles au personnel concerné.
• toute modification portée sur un document est datée et signée par le pharmacien.
• il importe de veiller avec une attention particulière à empêcher la présence simultanée de documents en vigueur et de documents périmés.
• les documents sont rédigés de façon à être parfaitement compris par le personnel.
• l'existence d'un registre réservé aux préparations doit être envisagée.

7-2 Procédures générales :

Elles concernent notamment :

• le nettoyage des locaux et du matériel ;
• la maintenance et l'entretien du matériel (balance par exemple) ;
• la liste des fournisseurs ;
• les règles d'hygiène.

7-3 Renseignements relatifs aux matières premières :

Toutes les matières premières sont répertoriées dans un registre.

Les documents établis à cette occasion doivent rassembler des informations permettant de s'assurer, à tout moment, de l'origine et de la qualité de chaque matière première (cf. annexe I).

7-4 Renseignements relatifs aux articles de conditionnement :

Les exigences de contrôle à la réception sont à adapter à la nature et à la destination des articles de conditionnement.

Pour l'enregistrement des articles de conditionnement, les mentions suivantes peuvent être envisagées :

• désignation de l'article ;
• mention du fournisseur ;
• quantité reçue ;
• éventuellement description et caractéristiques ;
• contrôles éventuels et décision d'acceptation.

7-5 Renseignements relatifs à la préparation du médicament :

a) Cas des préparations individuelles :

Les mentions portées sur le registre de préparations doivent permettre la reconstitution du suivi de la préparation et l'évaluation de sa qualité (cf. annexe II).

b) Cas des préparations pour plusieurs individus :

Il convient de distinguer :

• le mode opératoire, qui formalise toutes les instructions directement nécessaires à la préparation "par lot " du médicament. II doit contenir tous les éléments qui permettent d'assurer la conformité des "lots " préparés (cf. annexe III) ;
• les données relatives au dossier de "lot ", qui doivent permettre la reconstitution du suivi de la préparation du "lot " et l'évaluation de sa qualité (cf. annexe IV).

Ces renseignements sont établis et recueillis sous la responsabilité du pharmacien, qui adopte la présentation qui lui convient.

8 - Sous-traitance

Un pharmacien peut exceptionnellement, dans certaines circonstances bien définies, notamment lorsqu'il ne dispose pas de moyens techniques lui permettant d'assurer la qualité de la préparation demandée, confier la réalisation d'une préparation ou la mise en oeuvre de contrôles à un tiers, à l'exclusion des identifications. La répartition entre les deux parties des opérations et vérifications effectuées doit être consignée par écrit.

Cette pratique n'exonère pas le donneur d'ordre de sa propre responsabilité.

8-1 Préparation :

La sous-traitance ne peut être envisageable que pour les préparations individuelles sur prescription médicale nécessitant la mise en oeuvre de procédés très spécialisés ou, à titre exceptionnel, lorsqu'il existe un problème ponctuel d'approvisionnement en matière première. L'exécution doit en être assurée par un autre pharmacien d'officine, d'établissement de soins ou d'établissement pharmaceutique de préparation en gros de médicaments.

Le donneur d'ordre et le sous-traitant conservent une trace écrite des demandes et des livraisons.

Le pharmacien qui accepte de préparer la formule dispose de l'équipement adéquat ; le pharmacien donneur d'ordre doit s'assurer de cette possibilité.

Les documents à établir par le sous-traitant et les précautions à prendre sont les mêmes que ceux décrits aux chapitres précédents. Les documents afférents à la préparation sont tenus à la disposition du pharmacien donneur d'ordre.

La préparation est transmise avec un bon de livraison où sont repris :

• la formule réalisée ;
• le numéro d'ordre de la préparation ;
• la date de préparation ou si nécessaire la date limite d'utilisation.

En vue de la délivrance de ce médicament, le pharmacien donneur d'ordre (dispensateur) transcrit sur son registre de préparations, outre les mentions légales :

• le nom et l'adresse du pharmacien sous-traitant ;
• ainsi que le numéro d'ordre attribué par ce dernier.

Sur l'étiquetage du produit remis au patient, apparaissent :

• le nom et l'adresse du pharmacien sous-traitant avec son propre numéro d'ordre ;
• le nom et l'adresse du pharmacien donneur d'ordre avec son propre numéro d'ordre ;
• et, outre les mentions légales, les indications évoquées au paragraphe 6-2 c.

8-2 Contrôle :

Pour les contrôles exigeant du matériel peu courant à l'officine, le pharmacien peut avoir recours à un laboratoire extérieur.

Ces contrôles sont conformes aux méthodes énoncées dans les dossiers des préparations. En tout état de cause, les méthodes décrites à la Pharmacopée sont suivies.

L'identification des matières premières entrant dans une préparation doit être effectuée par le pharmacien qui réalise effectivement la préparation. Ces deux opérations ne pouvant être dissociées, il ne peut y avoir de sous-traitance de la seule opération d'identification.
Tout bulletin d'analyse remis :

• précise les références de la préparation ;
• récapitule les résultats d'analyses ou d'essais ;
• porte la date d'analyse, les nom et qualité du responsable du laboratoire et sa signature.

9 - Préparations homéopathiques

Compte tenu des doses infinitésimales de principe actif utilisées en homéopathie et de l'impossibilité actuelle du contrôle analytique du produit fini, une rigueur toute particulière est nécessaire afin de garantir la qualité des préparations homéopathiques.

Ce chapitre traite des aspects spécifiques des préparations homéopathiques. Les dispositions évoquées dans les chapitres précédents restent applicables.

9-1 Locaux :

La préparation des médicaments homéopathiques est faite dans un local exclusivement réservé à cet usage. Ce local est séparé des autres locaux de l'officine par tout moyen de fermeture approprié.

9-2 Matériel :

Le matériel utilisé est réservé exclusivement aux préparations homéopathiques afin d'éviter toute contamination.

Ce matériel comprend obligatoirement :

• une enceinte à flux laminaire, destinée notamment aux opérations de déconcentration (hotte à flux laminaire, classe 4000 par exemple) ;
• l'appareillage nécessaire aux déconcentrations ;
• une étuve sèche pouvant atteindre une température de 150 °C.

9-3 Matières premières :

Le pharmacien se procure les souches, teintures mères ou dilutions
contrôlées par un établissement pharmaceutique. Dans le cas contraire, il
doit respecter les normes usuelles de contrôle et de préparation.

9-4 Stockage :

Les teintures mères sont stockées à l'abri de la lumière, et à température adaptée. Leur durée de conservation est conforme à celle indiquée à la Pharmacopée française.

Les flacons contenant les dilutions sont stockés à l'abri de la lumière, dans un meuble prévu à cet effet, de préférence dans le local réservé aux préparations homéopathiques.

L'étiquetage de chaque flacon comporte le nom de la souche, la hauteur de dilution, des indications permettant de déterminer la date de préparation. L'origine de la souche est mentionnée sur l'étiquette de la dilution la plus basse.

La date de péremption d'une dilution ne peut en aucun cas être supérieure à celle de la souche de départ.

9-5 Sous-traitance :

La sous-traitance peut être envisagée pour les préparations homéopathiques sur prescription médicale, selon les procédures énoncées au chapitre sous-traitance. Les conditions de préparation doivent alors répondre aux dispositions évoquées ci-dessus.

Mentions données, à titre indicatif, pour l'enregistrement et le contrôle
des matières premières :

• désignation de la matière première ;
• fournisseur et numéro d'identification du "lot" ;
• date de réception, quantité reçue et nombre de contenants ;
• référence de contrôle ou attestation de l'établissement pharmaceutique fournisseur, ou résultats des essais réalisés à l'officine, ou sous-traités pour le compte de l'officine ;
• durée limite d'utilisation éventuelle après contrôle. Cette précision peut, dans certains cas, être apportée par les fournisseurs ;
• conditions particulières, s'il y a lieu, de stockage et de manipulation ;
• éventuellement, caractères organoleptiques pertinents pour un contrôle rapide dès réception ;
• résultats des réactions d'identité : celles-ci doivent être effectuées systématiquement sur chaque matière première ;
• signature et qualité de l'exécutant ;
• décision d'acceptation ou de refus par tout moyen approprié et signature du pharmacien.

Mentions données, à titre indicatif, pour l'enregistrement des préparations individuelles :
(indépendamment des mentions spécifiques prévues par le code de la santé publique pour les préparations sur prescription médicale [art. R. 5092]) :

• date de préparation ;
• désignation de la préparation (nom, dosage, forme pharmaceutique, conditionnement) et toutes indications pertinentes pour assurer la reproductibilité de la préparation, dans l'éventualité d'un renouvellement ;
• numéro d'identification de la préparation (numéro d'ordre) ;
• composition qualitative et quantitative complète (unitaire ou centésimale) ;
• formule de fabrication (quantités mises en oeuvre avec mention de la référence de chaque composant) ;
• date limite d'utilisation éventuelle ;
• signature et qualité de l'exécutant ;
• décision d'acceptation ou de refus et signature du pharmacien qui assure le suivi de la préparation.

Mentions données, à titre indicatif, pour l'établissement du mode opératoire des préparations :

a) Désignation de la préparation :

• nom ;
• dosage ;
• forme pharmaceutique ;
• composition qualitative et quantitative complète (unitaire ou centésimale) ;
• conditionnement (nature et quantité par unité de conditionnement).

b) Mise en forme pharmaceutique du produit :

• formule complète de fabrication qualitative et quantitative (quantités mises en oeuvre) ;
• mode opératoire ;
• désignation du matériel et des récipients à utiliser pour la préparation considérée ;
• indication des valeurs des divers paramètres ayant une influence sur la fabrication, par exemple :
  * durée d'introduction, de mélange, de dissolution,
  * température de dissolution, de refroidissement,
  * conditions de stockage des produits semi-finis éventuels ;
• mise en œuvre des matières premières et techniques de préparation ;
• description des contrôles éventuels en cours de fabrication ;
• indication de la quantité théorique de produit à obtenir et limites admissibles de rendement au stade final et, si nécessaire, aux stades intermédiaires.

c) Conditionnement et étiquetage :

• mode opératoire ;
• renseignements concernant les mentions mobiles à apposer sur le conditionnement ;
• modèle ou fac-similé des articles mis en oeuvre

d) Contrôle du produit fini :

• caractères organoleptiques ;
• dosage éventuel du principe actif.

Mentions données à titre indicatif :

a) Désignation de la préparation :
Elle reprend les mentions portées à l'annexe III, paragraphe a, avec en outre le numéro d'identification du "lot " préparé ;

b) Contrôle des matières premières et articles de conditionnement :
II est attesté par la référence de contrôle de chaque composant entrant dans la préparation ainsi que, le cas échéant, celle des articles de conditionnement ;

c) Mise en forme pharmaceutique et conditionnement :

• dates et heures de début et de fin de chaque opération de préparation et de conditionnement ;
• relevé dûment signé des opérations effectuées, avec précautions prises et observations particulières faites au cours de la fabrication ;
• nombre d'unités de vente fabriquées ;
• indication éventuelle de la date limite d'utilisation ;
• signature et qualité de l'exécutant ;

d) Contrôle du produit fini :

• résultat de l'examen approfondi des caractères organoleptiques ;
• résultats des essais éventuels avec référence aux normes d'acceptation ;
• signature et qualité de l'exécutant ;

e) Décision de libération du "lot " :

Après examen de l'ensemble des données rassemblées dans le dossier du médicament, le pharmacien qui assure le suivi des préparations prend, par écrit, la décision d'acceptation ou de refus, décision signée par laquelle il assume sa responsabilité pleine et entière.